Người thân đi công tác, đi chữa bệnh, hay sống và làm việc ở tỉnh khác rồi mất ở đó — tình huống này khiến gia đình bối rối gấp đôi bình thường. Vừa đau buồn, vừa phải lo giấy tờ ở một nơi xa lạ, lại còn tính chuyện đưa người về. Nhiều gia đình gọi cho chúng tôi trong trạng thái không biết bắt đầu từ đâu. Bài viết này đi qua từng bước, theo đúng thứ tự cần làm.
Có một nguyên tắc xuyên suốt: ở đâu mất thì lo giấy tờ ban đầu ở đó, còn các thủ tục hộ tịch lâu dài thì làm tại nơi người mất cư trú. Hiểu được điều này, mọi việc sẽ rõ ràng hơn nhiều.
Việc cần làm ngay tại nơi người thân mất
Bất kể mất ở tỉnh nào, những việc đầu tiên đều xoay quanh xác nhận sự việc và lấy được giấy báo tử. Nơi cấp tùy vào hoàn cảnh:
- Mất tại bệnh viện ngoài tỉnh: cơ sở y tế nơi điều trị cấp giấy báo tử. Liên hệ phòng công tác xã hội hoặc khoa điều trị để được hướng dẫn nhận thi hài.
- Mất tại nơi tạm trú, nhà trọ, khách sạn: liên hệ trạm y tế hoặc UBND cấp xã/phường sở tại để được cấp giấy tờ xác nhận.
- Mất do tai nạn, đột tử, chưa rõ nguyên nhân: thường cần cơ quan công an địa phương vào cuộc và có kết luận trước khi được cấp giấy báo tử và bàn giao thi hài.
Giấy tờ cần có trước khi đưa thi hài về quê
Để chuyến đi đường dài thuận lợi và đúng quy định, gia đình nên chuẩn bị sẵn các giấy tờ sau:
- Giấy báo tử do cơ sở y tế hoặc chính quyền nơi mất cấp.
- Giấy tờ tùy thân của người mất (căn cước công dân).
- Giấy tờ tùy thân của người đứng ra lo việc và thân nhân đi cùng.
- Giấy xác nhận của cơ quan công an nếu là trường hợp tai nạn, đột tử.
- Giấy tờ liên quan đến phương tiện vận chuyển thi hài (do đơn vị dịch vụ chuẩn bị).
Đăng ký khai tử làm ở đâu khi mất xa quê
Đây là điểm khiến nhiều gia đình băn khoăn nhất. Về nguyên tắc, đăng ký khai tử được thực hiện tại UBND cấp xã/phường nơi người mất cư trú cuối cùng. Trường hợp không xác định được nơi cư trú thì làm tại nơi người đó mất. Vì quy định và cách áp dụng có thể khác nhau giữa các địa phương, gia đình nên hỏi trực tiếp UBND cấp xã/phường để được hướng dẫn đúng nhất.
| Việc cần làm | Nơi thực hiện |
|---|---|
| Lấy giấy báo tử | Cơ sở y tế hoặc UBND cấp xã/phường nơi người mất |
| Nhận và làm thủ tục bàn giao thi hài | Bệnh viện hoặc cơ quan chức năng nơi mất |
| Đăng ký khai tử, lấy trích lục | UBND cấp xã/phường nơi cư trú cuối cùng |
| Thủ tục hỏa táng (nếu chọn hỏa táng tại chỗ) | Cơ sở hỏa táng nơi gần nhất |
Đưa thi hài về quê: chuẩn bị và lưu ý
Việc đưa người về quãng đường xa cần phương tiện chuyên dụng và người có kinh nghiệm. Tự xoay xở thường rất vất vả, nhất là khi gia đình đang trong cảnh tang gia. Những điểm cần lưu ý:
- Dùng xe chuyên dụng có khả năng bảo quản thi hài cho hành trình dài.
- Tính trước lộ trình, thời gian di chuyển và điểm dừng nghỉ hợp lý.
- Sắp xếp người nhà đi cùng để lo hương khói và túc trực dọc đường.
- Báo trước cho họ hàng ở quê để chuẩn bị nơi đặt linh cữu và lo hậu sự.
- Cân nhắc thời tiết và tình hình giao thông, nhất là dịp lễ Tết.
Phần vận chuyển đường dài này chính là nội dung của dịch vụ hồi hương thi hài — lo phương tiện, người đi cùng và sắp xếp lộ trình để gia đình yên tâm đưa người thân về nơi an nghỉ.
Một tình huống thường gặp
Có gia đình ở Hà Nội, người cha vào TP. Hồ Chí Minh thăm con thì mất đột ngột tại đó. Con cháu ngoài Bắc rối bời vì không biết lo giấy tờ ở đâu, đưa cụ về bằng cách nào cho kịp. Chúng tôi hướng dẫn họ trước hết liên hệ bệnh viện nơi cụ mất để lấy giấy báo tử và làm thủ tục bàn giao, sau đó bố trí xe chuyên dụng đưa cụ về quê, còn phần khai tử thì làm tại phường nơi cụ thường trú ngoài Hà Nội. Khi các đầu việc được tách bạch rõ ràng, gia đình bớt hoảng và kịp lo mọi việc chu toàn.
Khi cần hỗ trợ giữa lúc cấp bách
Mất xa quê là tình huống ít người chuẩn bị trước, nên có một đầu mối hiểu việc để gọi sẽ giúp gia đình rất nhiều. Một đơn vị làm nghề có thể phối hợp giấy tờ ở hai đầu và lo phần vận chuyển, để con cháu chỉ tập trung vào việc đưa tiễn. Khi cần, gia đình có thể liên hệ dịch vụ tang lễ tại Hà Nội để được hướng dẫn theo đúng hoàn cảnh của mình, kể cả ngoài giờ.
Câu hỏi thường gặp
Người thân mất ở tỉnh khác thì lấy giấy báo tử ở đâu?+
Tại nơi người thân mất: nếu ở bệnh viện thì do cơ sở y tế cấp, nếu ở nơi tạm trú thì liên hệ trạm y tế hoặc UBND cấp xã/phường sở tại. Trường hợp tai nạn, đột tử thường cần kết luận của công an trước.
Đăng ký khai tử làm ở quê hay ở nơi mất?+
Thường làm tại UBND cấp xã/phường nơi người mất cư trú cuối cùng. Quy định có thể khác nhau theo địa phương nên gia đình nên hỏi trực tiếp UBND để được hướng dẫn chính xác.
Có nên hỏa táng tại chỗ rồi đưa tro cốt về không?+
Tùy quãng đường, thời tiết và mong muốn của gia đình. Nếu đường quá xa, nhiều nhà chọn hỏa táng tại nơi mất rồi đưa tro cốt về để việc di chuyển nhẹ nhàng hơn. Đây là quyết định của gia đình.
Tự đưa thi hài về quê được không hay phải thuê xe chuyên dụng?+
Quãng đường dài cần phương tiện chuyên dụng có khả năng bảo quản thi hài, cùng người có kinh nghiệm đi kèm. Tự xoay xở thường rất vất vả và khó đảm bảo, nên hầu hết gia đình chọn dịch vụ hồi hương thi hài.
Trường hợp tai nạn thì có được đưa người về ngay không?+
Không nên tự ý di chuyển khi cơ quan chức năng chưa cho phép. Cần phối hợp với công an địa phương; việc đưa người về chỉ tiến hành sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết.
Tác giả
Nguyễn Đức Dân
Chuyên viên tổ chức tang lễ · 15 năm kinh nghiệm
Hơn 15 năm trực tiếp lo liệu tang lễ cho các gia đình tại Hà Nội, từ tang lễ trọn gói tại nhà riêng đến tổ chức tại nhà tang lễ và hỗ trợ hỏa táng. Chia sẻ ở đây là kinh nghiệm thực tế từ hiện trường, không lý thuyết suông.
