Cuộc gọi thường bắt đầu bằng một câu hỏi nghẹn lại: “Bố tôi vừa mất bên Nhật, giờ muốn đưa cụ về quê thì phải làm sao?”. Người gọi đang ở Hà Nội, người mất ở cách nửa vòng trái đất, và giữa hai nơi đó là một chuỗi thủ tục mà gia đình chưa từng nghe đến bao giờ. Bài viết này dựng lại trình tự đó theo đúng thứ tự cần làm, để gia đình biết mình đang ở đâu trong cả quá trình.
Hồi hương thi hài (hay hồi hương hài cốt nếu đã hỏa táng) là việc đưa người thân mất ở nước ngoài về Việt Nam. Phần lớn công việc nằm ở nước sở tại — nơi người thân mất — chứ không phải ở Việt Nam. Đây là điểm nhiều gia đình hiểu ngược, dẫn đến mất thời gian quý báu trong những ngày đầu.
Hai hình thức đưa về: nguyên thi hài hay tro cốt
Trước khi bàn đến giấy tờ, gia đình cần thống nhất một việc gốc: đưa về nguyên thi hài hay hỏa táng tại nước sở tại rồi đưa tro cốt về. Hai hướng này khác nhau rất nhiều về chi phí, thời gian và độ phức tạp.
| Tiêu chí | Đưa nguyên thi hài | Hỏa táng rồi đưa tro cốt về |
|---|---|---|
| Thủ tục | Phức tạp hơn: ướp, quan tài kẽm, kiểm dịch | Đơn giản hơn nhiều |
| Chi phí vận chuyển | Cao (cước hàng hóa hàng không lớn) | Thấp hơn rõ rệt |
| Thời gian | Thường lâu hơn | Nhanh hơn |
| Phù hợp khi | Gia đình muốn an táng nguyên quán, còn hạn xử lý | Đường xa, chi phí hạn chế, gia đình chấp nhận hỏa táng |
Trình tự thủ tục tại nước sở tại
Phần lõi của việc hồi hương diễn ra ở nước người thân qua đời. Gia đình ở Việt Nam thường không tự làm được trực tiếp, mà phải qua người thân tại chỗ, công ty dịch vụ tang lễ quốc tế ở nước đó, và Cơ quan đại diện Việt Nam (Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán).
- Khai báo và lấy giấy chứng tử do cơ quan có thẩm quyền nước sở tại cấp.
- Quyết định hình thức đưa về (nguyên thi hài hay tro cốt), liên hệ đơn vị tang lễ tại chỗ.
- Với nguyên thi hài: ướp xác, đặt vào quan tài kín (thường có lớp kẽm hàn kín) đạt chuẩn vận chuyển hàng không.
- Xin giấy phép vận chuyển thi hài / tro cốt và giấy chứng nhận kiểm dịch y tế của nước sở tại.
- Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó.
- Đặt cước vận chuyển hàng không và lấy thông tin chuyến bay, vận đơn.
Khi linh cữu về đến Việt Nam
Thi hài hoặc tro cốt thường về qua sân bay quốc tế (với các tỉnh phía Bắc là Nội Bài). Tại đây có thủ tục nhận hàng, hải quan và kiểm dịch. Gia đình cần chuẩn bị sẵn bản sao các giấy tờ, cử người ra đón và bố trí xe tang chờ sẵn để đưa về nơi tổ chức tang lễ hoặc về thẳng quê.
Giấy tờ thường cần khi nhận tại sân bay
- Giấy chứng tử nước sở tại đã được hợp pháp hóa lãnh sự (kèm bản dịch công chứng).
- Giấy phép vận chuyển thi hài / tro cốt và giấy kiểm dịch y tế.
- Vận đơn hàng không và thông tin chuyến bay.
- Hộ chiếu (hoặc bản sao) của người mất.
- Giấy tờ tùy thân của người đứng ra nhận tại Việt Nam.
Sau khi nhận xong, phần việc còn lại quay về quỹ đạo quen thuộc của một tang lễ trong nước: tổ chức lễ viếng, di quan, an táng hoặc gửi tro cốt. Nếu gia đình ở Hà Nội, đây là lúc một đơn vị dịch vụ hồi hương thi hài tiếp nhận và lo nốt khâu đón sân bay, xe tang và tổ chức lễ.
Một tình huống thường gặp
Có gia đình ở Long Biên có con trai đi lao động tại Hàn Quốc, không may mất vì tai nạn. Ban đầu nhà muốn đưa nguyên thi hài về, nhưng khi nghe rõ về quy trình ướp, quan tài kẽm, kiểm dịch và mức cước hàng không, gia đình cân nhắc lại và chọn hỏa táng tại Hàn Quốc rồi đưa tro cốt về. Nhờ phía bạn bè đồng hương ở đó làm thủ tục tại chỗ, phối hợp với Đại sứ quán, tro cốt về đến Nội Bài sau hơn một tuần. Bài học là: chốt hình thức đưa về càng sớm, mọi bước sau càng đỡ rối.
Những điểm nên chuẩn bị trước
- Liên hệ ngay Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại để được hướng dẫn đúng quy định hiện hành.
- Tìm người thân hoặc cộng đồng người Việt tại chỗ hỗ trợ làm thủ tục — đây là yếu tố quyết định tốc độ.
- Kiểm tra xem người mất có bảo hiểm, hợp đồng lao động hay chế độ hỗ trợ hồi hương nào không.
- Chuẩn bị bản dịch công chứng các giấy tờ sang tiếng Việt để dùng tại Việt Nam.
- Thống nhất trong gia đình về nơi an táng / gửi tro cốt trước khi linh cữu về đến nơi.
Việc hồi hương đụng đến quy định của hai quốc gia nên không có một bộ thủ tục cố định cho mọi trường hợp; chi tiết thay đổi theo nước và theo thời điểm. Khi cần một đầu mối lo phần ở Việt Nam và phối hợp với phía nước ngoài, gia đình có thể gọi dịch vụ tang lễ trọn gói tại Hà Nội để được hướng dẫn đúng việc ngay từ đầu, thay vì tự xoay xở giữa lúc tang gia bối rối.
Câu hỏi thường gặp
Đưa nguyên thi hài hay tro cốt về thì hợp lý hơn?+
Tùy nguyện vọng gia đình và điều kiện. Đưa nguyên thi hài giữ được trọn vẹn việc an táng theo phong tục nhưng thủ tục phức tạp và chi phí cao. Hỏa táng tại nước sở tại rồi đưa tro cốt về thì nhanh, gọn và tiết kiệm hơn.
Cơ quan nào ở nước ngoài hỗ trợ gia đình?+
Cơ quan đại diện Việt Nam (Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán) tại nước sở tại là nơi hỗ trợ và hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ. Việc khai báo, ướp xác và vận chuyển thường do đơn vị tang lễ tại nước đó thực hiện.
Thi hài về Việt Nam qua đường nào?+
Phần lớn vận chuyển bằng đường hàng không dưới dạng hàng hóa đặc biệt, về qua sân bay quốc tế. Với các tỉnh phía Bắc thường về sân bay Nội Bài, sau đó dùng xe tang đưa về nơi tổ chức lễ hoặc về quê.
Quá trình hồi hương mất bao lâu?+
Không cố định, phụ thuộc nước sở tại, hình thức đưa về và việc hoàn tất giấy tờ. Trường hợp đưa tro cốt thường nhanh hơn; đưa nguyên thi hài lâu hơn vì thêm các khâu ướp, kiểm dịch và đặt cước hàng không.
Gia đình ở Việt Nam cần chuẩn bị gì để nhận?+
Chuẩn bị người ra sân bay đón, bản sao và bản dịch công chứng các giấy tờ, xe tang chờ sẵn, và thống nhất trước nơi an táng hoặc gửi tro cốt để không bị động khi linh cữu về tới nơi.
Tác giả
Nguyễn Đức Dân
Chuyên viên tổ chức tang lễ · 15 năm kinh nghiệm
Hơn 15 năm trực tiếp lo liệu tang lễ cho các gia đình tại Hà Nội, từ tang lễ trọn gói tại nhà riêng đến tổ chức tại nhà tang lễ và hỗ trợ hỏa táng. Chia sẻ ở đây là kinh nghiệm thực tế từ hiện trường, không lý thuyết suông.
